Restorāna un kafejnīcas grāmatvedība Latvijā

Rīgas restorānu aina kopš 2018. gada ir dubultojusies — galvaspilsētā vien tagad darbojas vairāk nekā 2 600 ēdināšanas uzņēmumu, no Michelin atzītām augstās klases restorāniem līdz nelielajām pelmeņu ēstuvēm. Tomēr aptuveni 30% jauno restorānu slēdzas pirmajos divos gados, un nepietiekama finanšu pārvaldība ierindojas starp trim galvenajiem iemesliem, tūlīt aiz kļūdām atrašanās vietas izvēlē un ēdienkartes cenu noteikšanā.

Restorānu grāmatvedībai Latvijā ir savdabības, ko vispārējie grāmatveži regulāri palaiž garām: PVN likme, kas mainījās 2026. gadā, kases aparātu noteikumi, ko kontrolē ar pārsteiguma pārbaudēm, un krājumu sistēma, kurā 5% no izejvielām burtiski iztvaiko ēdiena gatavošanas laikā.

Kases aparātu prasības: ko VID sagaida

Katram restorānam, kafejnīcai, bāram un pārtikas auto Latvijā jāizmanto VID sertificēts elektroniskais kases aparāts vai POS sistēma. Nav ieņēmumu atvieglojumu — pat ielu tirgotājam, kas pārdod kafiju no ratiņiem, nepieciešama reģistrēta ierīce.

Sertifikācijas prasības:

• Kases aparātam jābūt reģistrētam VID un jāuzrāda redzams reģistrācijas numurs.
• Tam jāizsniedz fiskāls čeks par katru darījumu, ieskaitot uzņēmuma nosaukumu un reģistrācijas numuru, PVN reģistrācijas numuru, datumu un laiku, pārdotās preces, piemērojamo PVN likmi katrai pozīcijai un kopsummu.
• Fiskālajai atmiņai jābūt aizsargātai pret manipulācijām. VID veic nepieteiktas pārbaudes un salīdzina fiskālās atmiņas datus ar deklarētajiem ieņēmumiem.

POS sistēmu specifika restorāniem:

• Mūsdienu mākoņbāzētas POS sistēmas (iiko, Poster, Lightspeed) ir pieņemamas, ja tās atbilst VID fiskālajām prasībām.
• Dalīti rēķini, rēķinam pievienotā dzerammaksa un atlaides jāreģistrē kā atsevišķas rindas.
• Anulēšanas un atmaksas darījumi jāreģistrē ar iemesla kodu. Biežu anulējumu paraugs (vairāk nekā 2–3% darījumu) piesaistīs VID uzmanību.

Sodi par neatbilstību:

• Darbība bez reģistrēta kases aparāta: sods EUR 140–700 par pirmo pārkāpumu, EUR 700–7 100 par atkārtotiem.
• Čeka neizsniegšana: EUR 30–350 par katru gadījumu.
• Fiskālās atmiņas atvienošana vai manipulācija: kriminālatbildība.

VID "slepenā pircēja" programma ir reāla. Inspektori apmeklē restorānus, veic pirkumus un pārbauda, vai čeks tiek izsniegts neprasot.

Pārtikas PVN likmes 2026. gadā

Šeit 2026. gads ieviesa būtiskas izmaiņas restorāniem.

Ēdienreizes uz vietas: 21% PVN. Restorāna ēdieni, kas patērēti telpās, tiek klasificēti kā pakalpojums, nevis preču piegāde, un tiem piemēro standarta 21% likmi.

Ēdieni līdzņemšanai: sarežģīti. Atšķirība starp restorāna pakalpojumu (21%) un pārtikas piegādi (potenciāli samazinātā likme) ir atkarīga no sniegtā pakalpojuma līmeņa:

• Ēdiens, kas sagatavots un izsniegts pār leti bez galda apkalpošanas, bez galda piederumiem, bez ēšanas uz vietas iespējas? Tas var kvalificēties kā preču piegāde ar samazinātu likmi.
• Ēdiens, kas sagatavots līdzņemšanai, bet ar ēšanas uz vietas iespējām? VID mēdz klasificēt to kā restorāna pakalpojumu ar 21%.

2026. gada pārtikas pilotprogramma. No 2026. gada jūlija noteiktiem neapstrādātiem un minimāli apstrādātiem pārtikas produktiem mazumtirdzniecībā piemēro 12% PVN. Tas neattiecas uz restorāna ēdieniem — bet ietekmē restorānus, kas arī uztur mazumtirdzniecības tirdzniecības vietas (maiznicas, kas pārdod maizi līdzņemšanai, delikatesu veikali ar iepakotiem produktiem).

Alkohols: vienmēr 21%. Nav samazinātās likmes, nav izņēmumu.

Krājumu pārvaldība un pārtikas atkritumi

Restorāna krājumu grāmatvedība ir unikāli sarežģīta, jo izejvielas tiek pārveidotas, kombinētas un daļēji iznīcinātas normālas darbības laikā.

Receptūras bāzēta izmaksu aprēķināšana. Katrai ēdienkartes pozīcijai jābūt standartizētai receptes kartei:

• Sastāvdaļas un daudzumi (ieskaitot atkritumu koeficientus — kartupeļu mizošanai 15–20%, zivju filēšanai 40–50%).
• Mērķa pārtikas izmaksas kā procentuālā daļa no ēdienkartes cenas (nozares etalons: 28–35%).
• Porcijas izmērs un servēšanas specifikācija.

Krājumu inventarizācija. Labā prakse ir iknedēļas uzskaite augstvērtīgām pozīcijām (gaļa, zivis, alkohols) un ikmēneša pilna inventarizācija. Uzskaitei jārada rakstisks dokuments, ko paraksta atbildīgā persona.

Atkritumi un bojāšanās. Pārtikas atkritumi Latvijas restorānos vidēji veido 5–8% no pārtikas pirkumiem. Tas ir normāli un atskaitāmi, ja dokumentēti:

• Sagatavošanas atkritumi (apgriezumi, mizas, kauli): iestrādāti receptes kartēs, atsevišķa dokumentācija nav nepieciešama.
• Sabojāšanās (beigušies produkti, ledusskapja bojājumi): prasa norakstīšanas aktu.
• Pārprodukcijas atkritumi (sagatavots ēdiens, kas nav pārdots): tāda pati dokumentācijas prasība.

Alkohola krājumi prasa īpašu uzmanību. Bāriem un restorāniem jāizseko alkohola pirkumi un pārdošana pa pudelēm.

Dzeramnaudas: aplikšana ar nodokļiem un uzskaite

Dzeramnaudas ir ar nodokli apliekams ienākums Latvijā. Apstrāde ir atkarīga no iekasēšanas veida:

Skaidras naudas dzeramnaudas uz galda: Juridiski tām jābūt deklarētām kā darbinieka ienākumam.

Dzeramnaudas, kas pievienotas kartes maksājumiem: Divas iespējas:

1. Dzeramnaudas kā pakalpojuma maksa (iekļauta rēķinā): Tie ir restorāna ieņēmumi, ar PVN 21%. Restorāns tad var tos sadalīt personālam kā algas daļu ar IIN un sociālajām iemaksām.
2. Dzeramnaudas kā klienta brīvprātīgs papildinājums (atsevišķa rinda terminālī): Tām jānonāk darbiniekam kā papildu ienākumam ar IIN un sociālajām iemaksām. Restorāns darbojas kā nodokļu ieturētājs.

Praktiskais ieteikums: Izveidojiet rakstisku dzeramnaudu politiku. Izvēlieties vienu metodi un piemērojiet to konsekventi. Restorāns, kas apstrādā EUR 8 000/mēnesī karšu dzeramnaudās un ignorē nodokļu pienākumus, uzkrāj saistības, ko VID galu galā atklās.

Personāla grafiki un algu sarežģītība

Minimālā alga. Latvijas minimālā alga 2026. gadā ir EUR 740/mēnesī par pilna laika darbu. Stundu darbiniekiem minimums ir aptuveni EUR 4,47/stundā.

Virsstundas. Stundas, kas pārsniedz standarta 8 stundu dienu vai 40 stundu nedēļu, jākompensē ar 100% piemaksu (dubulta regulārā likme) vai jāatsvabina ar līdzvērtīgu brīvlaiku tajā pašā mēnesī.

Nakts darbs. Darbam starp 22:00 un 06:00 piemēro obligātu 50% piemaksu.

Sezonas darbinieki. Terminēti darba līgumi ir atļauti, bet ierobežoti — tie nevar pārsniegt 2 gadus vienai un tai pašai pozīcijai bez pārejas uz beztermiņa darba attiecībām.

Darba izmaksu etalons: Veiksmīgi Latvijas restorāni uztur kopējās darba izmaksas (bruto algas + darba devēja sociālās iemaksas 23,59%) starp 25–35% no ieņēmumiem.

Latvijas restorāna izmaksu struktūra

Vidējas klases Rīgas restorāns ar EUR 40 000/mēnesī ieņēmumiem:

• Pārtikas izmaksas (COGS): EUR 11 200–14 000 (28–35%)
• Dzērienu izmaksas: EUR 3 200–4 800 (8–12%)
• Darba izmaksas (bruto + VSAOI): EUR 10 000–14 000 (25–35%)
• Noma: EUR 2 800–5 200 (7–13%)
• Komunālie: EUR 1 200–2 000 (3–5%)
• Mārketings: EUR 800–1 600 (2–4%)
• Citi darbības izdevumi: EUR 1 600–2 800 (4–7%)
• Tīrā peļņa pirms nodokļiem: EUR 1 200–4 000 (3–10%)

Ar šādām normām katrs pārtikas atkritumu procenta punkts, katra neizsekotā dzeramnaksa, katrs kļūdaini aprēķinātais virsstundu apmaksas gadījums ir nozīmīgs.

Ko restorāni dara nepareizi

• Personīgo pārtikas pirkumu jaukšana ar restorāna pirkumiem. Ja īpašnieks iepērkas Rimi gan restorānam, gan savai ģimenei ar uzņēmuma karti, VID uzskatīs personīgos pirkumus par apliekamu labumu.
• PVN nenošķiršana pārdošanā ar dažādām likmēm. Rēķins ar pārtiku un alkoholu (21%) jādetalizē pa katru likmi.
• Piegādes platformu komisiju ignorēšana. Wolt un Bolt Food iekasē 25–30% komisiju. Tā ir atskaitāma izmaksa — bet tikai ja restorāns reģistrē bruto pārdošanu kā ieņēmumus un komisiju kā izdevumus.
• Darbinieku ēdienreižu neuzskaitīšana. Bezmaksas ēdienreižu nodrošināšana personālam ir apliekams labums, ja vien vērtība nepārsniedz EUR 480/gadā uz darbinieku.

Restorāna grāmatvedībai nepieciešams kāds, kas saprot, ka 2% pārtikas izmaksu procentuālā nobīde nav noapaļošanas kļūda — tā ir EUR 9 600/gadā EUR 480 000 uzņēmumā. Ja jums nepieciešama šāda precizitāte, sazinieties ar mūsu komandu.