Dokumentu glabāšanas termiņi: cik ilgi jāglabā grāmatvedības dokumenti Latvijā

Kāds Latvijas SIA, pārceļoties uz jaunām telpām 2024. gadā, izmeta trīs kastes ar veciem rēķiniem — par 2020. un 2021. gadu. Pusgadu vēlāk VID uzsāka kameras auditu tieši par šiem gadiem. Bez pirmdokumentiem uzņēmums nespēja pamatot EUR 47 000 pieteikto izdevumu. VID noraidīja atskaitījumus un piemēroja papildu UIN ar procentiem. Kopējās izmaksas: aptuveni EUR 14 000. Kastes būtu ietilpušas vienā dokumentu skapī.

Latvijas likumdošana nosaka skaidrus minimālos glabāšanas termiņus. Lūk, kas jāglabā un cik ilgi.

Standarta noteikums: 5 gadi

Lielākā daļa grāmatvedības dokumentu jāglabā piecus gadus pēc tā pārskata gada beigām, uz kuru tie attiecas:

• Iepirkumu un pārdošanas rēķini
• Bankas izraksti un maksājumu dokumenti
• Virsgrāmata un žurnālu ieraksti
• Kases dokumenti
• Inventarizācijas ieraksti
• Līgumi, kas saistīti ar perioda darījumiem
• Gada pārskati un finanšu pārskati (iesniegtās versijas)
• Nodokļu deklarācijas un pamatojošie aprēķini

Piecu gadu periods sakrīt ar VID standarta audita noilguma termiņu. VID var veikt auditu par jebkuru pārskata gadu pēdējo piecu gadu laikā. Dokumentu iznīcināšana sestā gada pirmajā dienā formāli ir atbilstoša — bet riskanta, ja audits jau ir uzsākts.

Paplašinātais noteikums: 10 gadi

Noteiktiem dokumentiem nepieciešama desmit gadu glabāšana:

• Personāla dokumenti — darba līgumi, algu aprēķini, sociālo iemaksu ieraksti, darba laika uzskaite. Tie aizsargā gan darba devēju, gan darbinieku strīdos par pensiju iemaksām vai darba stāžu.
• Nekustamā īpašuma darījumu dokumenti — pirkuma līgumi, novērtējuma atskaites, būvniecības līgumi. Pagarinātais termiņš atspoguļo nekustamā īpašuma aktīvu tipisko turēšanas periodu un nolietojuma termiņus.
• ES finansēto projektu dokumenti — grantu līgumi bieži prasa glabāšanu ilgāk par standarta termiņu, dažkārt līdz desmit gadiem pēc pēdējā maksājuma.

Digitālā vs. fiziskā glabāšana

Latvijas likumdošana pieļauj pilnībā digitālu dokumentu glabāšanu. Skenētas papīra dokumentu kopijas ir juridiski derīgas, ja skenēšanas process nodrošina precizitāti un digitālie faili tiek glabāti droši ar atbilstošu dublējumu.

Praktiski ieteikumi:

• Skenējiet visus papīra dokumentus to saņemšanas brīdī un glabājiet strukturētā digitālā arhīvā (pa gadiem, pa veidiem).
• Izmantojiet mākoņglabāšanu ar automātisku dublēšanu — lokālie cietie diski sabojājas, un biroju ugunsgrēki notiek.
• Saglabājiet papīra dokumentu oriģinālus vismaz pirmo gadu kā drošības tīklu, pēc tam varat tos utilizēt, ja pastāv uzticamas digitālās kopijas.
• E-rēķiniem, kas saņemti caur Peppol (obligāti B2G no 2026. gada janvāra), oriģināls jau ir digitāls — skenēšana nav vajadzīga.

Viens nianse: ja VID ir aizdomas par krāpšanu vai nodokļu nemaksāšanu, noilguma termiņš var tikt pagarināts ārpus pieciem gadiem, un pienākums uzrādīt dokumentus pagarinās atbilstoši. Uzņēmumiem, pret kuriem notiek izmeklēšana, var būt pienākums glabāt dokumentus nenoteiktu laiku līdz lietas atrisināšanai.

---

Nepieciešama palīdzība dokumentu organizēšanā?

Mēs iestatām digitālās arhivēšanas sistēmas saviem klientiem un nodrošinām, ka glabāšanas pienākumi tiek izpildīti, nepārslogojot biroju. Kārtība dokumentos šodien novērš dārgas problēmas rīt.

Sazinieties ar mums →